jueves, 27 de febrero de 2014

CAMPOS NOMBRADOS

Hasta ahora la mayoría de nosotros hemos utilizado referencias de celdas para nuestras fórmulas y funciones: A1, B1 ó =SUMA(C1,D1,...), pasando por alto la posibilidad que se nos presenta de adjudicar un nombre un poco más descriptivo a una celda o rango de celdas para contribuir a la legibilidad de nuestras funciones.

 Tomando el ejemplo de la entrada anterior, fácilmente podríamos poner un nombre descriptivo a la celda que contiene el tipo de cambio (C1) así:


  1. Seleccionamos la casilla de la izquierda de la pantalla donde se encuentra la dirección de la celda                                                                                                                                                                                                        
  2. Escribimos el nombre que hemos elegido para la descripción de la celda y damos "intro"                                                                                                                                                                                                             
  3. Colocamos nuevamente la fórmula en la columna D, dando click en las celdas o introduciendo los valores manualmente a lo que nos aparecerá un pequeño menú con el nombre de nuestra celda nombrada



Este ejemplo está aplicado una celda, para definir nombres de rangos sólo deben ser seleccionadas las celdas y seguir los mismos pasos. Que podría aplicarse a la fórmula =suma(C3:C7) podría verse como =SUMA(TOTALMN) si así decidiéramos llamar al rango C3:C7.

Estos campos nombrados pueden ser modificados en la opción "Administrador de nombres" en la solapa "Fórmulas"
Dios les bendiga

REFERENCIA RELATIVA Y ABSOLUTA

Uno de los problemas más suscitado al momento de la introducción de fórmulas y funciones en MS Excel es la falta de conocimiento del tipo de relaciones que podemos utilizar, para facilitar la labor explicaremos los dos tipos de referencias:

Referencias Relativas

Es cuando al copiar (o arrastrar) una fórmula introducida en una celda Excel hereda sus valores de referencia, por ejemplo:

Al introducir la fórmula mostrada y copiarla en la celda de abajo Excel heredará a la siguiente celda una fórmula "=D3*E3". 


En síntesis, entendemos que la referencia relativa es la posición heredada de las celdas en una fórmula copiada o función a la celda destino.

Referencias Absolutas

Compliquemos un poco el ejemplo anterior, si necesitáramos en valor equivalente en dólares de los gastos detallados incluiríamos una celda con el tipo de cambio de la divisa y dividiríamos el total así:


Si copiáramos la celda en la G3 nos daría un error ya que tal y como está introducida la fórmula hace relación a una división por un valor dos celdas más arriba realizará esa misma operación en las demás celdas.
 Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la  fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.


Observemos que aún que la fórmula se ha copiado en las demás siempre mantiene la referencia del tipo de cambio sin mostrar el error de la imagen anterior.

Dios les bendiga