¿TABLAS O CUADROS?

Durante mucho tiempo nos hemos preguntado por la nomenclatura que debemos usar para nuestros formatos de Excel. Muchos decimos "Hice una tabla de Excel" cuando en realidad lo realizado atiende a un simple cuadro con algunas fórmulas dentro. 

Uno de los grande beneficios ignorados de Excel es la utilización de las TABLAS para el registro y estandarización de datos para luego ser resumidos en una TABLA DINÁMICA o demás.

Microsoft define tabla como:  Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo que tienen formato de tabla. (Más información aquí). Nosotros la definiremos como un conjunto ordenado de datos que permiten automatizar una serie de funciones. 

Las herramientas de gestión de tablas las encontramos en la solapa INSERTAR, en el apartado TABLAS:

Revisemos los pasos a seguir para utilizar esta potente herramienta:

1. Seleccionamos un rango de celdas y damos Clic en el ícono TABLA, se mostrará una imagen como esta:
   
2. Se mostrará un cuadro de diálogo como el que muestra la figura anterior. La casilla de verificación que dice "La tabla tiene encabezados" deberá ser marcada en caso de tratarse de un grupo de celdas con encabezados, esto hará que la primera fila sea diferenciada de las demás. En nuestro caso, la dejaremos en blanco y daremos clic en aceptar. Obtendremos algo como esto:
   
3.  Por defecto no pondrá un azul los encabezados y los nombrará. como "Columna1" en adelante, como lo nuestra la imagen. Estos pueden ser modificados a nuestra conveniencia y necesidad.
4. Estando dentro de nuestra tabla tendremos los siguientes beneficios:

• Al mover la barra de desplazamiento lateral hacia abajo las columnas dejarán de llamarse A, B, C....  serán suplantados por los nombres de campo que introduzcamos
  
• Si alguna de las columnas requiere de una validación, lista, fórmula o función, bastará introducirla en la primera columna y esta función será heredada a las demás celdas de la columna. 
• Para agregar nuevas filas al final del rango sólo será necesario introducir datos y automáticamente agrandará el campo sin dar esos tediosos clics para insertar filas. 
• Al estar dentro del conjunto de celdas de nuestra tabla, se activará una  solapa nueva para la gestión de la tabla que me permitirá realizar múltiples tareas de manera automatizada.
  

Las funciones de esta solapa son:

1) Propiedades, permite modificar nuestra tabla.
2) Herramientas, resumir nuestra tabla mediante tabla dinámica y gestionar campos
3) Datos externos de tabla, importación, actualización
4) Opciones de estilo de tabla, colocar fila de todales, quitar y poner filtros, colocar las bandas.
5) Estilos de tabla, cambiar los colores de la tabla. 

Esta sería la presentación general de las tablas algunas de sus funciones. 

Dios les bendiga,

CREACIÓN DE MATRIZ MESES EN EXCEL

Excel nos da la posibilidad de crear matrices personalizadas para ser utilizadas dentro de un conjunto de funciones para automatizar resultados a partir de un dato.

Uno de los ejemplos más aplicados de lo expuesto es proporcionar el mes como texto a partir de una fecha mediante la combinación de una matriz personalizada y dos funciones:  la función MES() e ÍNDICE():

INDICE (función INDICE)

Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango. La función INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia

Sintaxis

INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna])

La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos:

• Matriz: Un rango de celdas o una constante de matriz.
• Núm_fila: Obligatorio. Selecciona la fila de la matriz desde la cual se devolverá un valor
•  Núm_columna: Selecciona la columna de la matriz desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_columna, se requiere el argumento núm_fila.

MES (función MES)

Convierte un número de serie en un valor de mes. Contiene como único argumento una fecha.

CREACIÓN DE MATRICES

Para crear una matriz personalizada en Excel debemos tener en cuenta:

·         Cada carácter debe estar separado por comas (a,b,…), en algunas computadoras será punto y coma ( ; )

·         Los caracteres deberán estar encerrador en corchetes { }

APLICACIÓN

La fórmula MES(B3) devuelve el número de mes de la fecha introducida en la celda, RESULTADO=5.

La función INDICE() devuelve el valor de la lista que está contenido en la posición 5 dado por la función mes.

Esta combinación puede utilizarse para generar un capo para ser utilizado como filtro dentro en una cuadro o tabla dinámica.

Para descargar el archivo:
Hoja matriz meses

Espero les sirva,

Dios les bendiga.

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CAMPOS NOMBRADOS

Hasta ahora la mayoría de nosotros hemos utilizado referencias de celdas para nuestras fórmulas y funciones: A1, B1 ó =SUMA(C1,D1,...), pasando por alto la posibilidad que se nos presenta de adjudicar un nombre un poco más descriptivo a una celda o rango de celdas para contribuir a la legibilidad de nuestras funciones.

 Tomando el ejemplo de la entrada anterior, fácilmente podríamos poner un nombre descriptivo a la celda que contiene el tipo de cambio (C1) así:

1. Seleccionamos la casilla de la izquierda de la pantalla donde se encuentra la dirección de la celda                                                                                                                                                                                                        
2. Escribimos el nombre que hemos elegido para la descripción de la celda y damos "intro"                                                                                                                                                                                                             
3. Colocamos nuevamente la fórmula en la columna D, dando click en las celdas o introduciendo los valores manualmente a lo que nos aparecerá un pequeño menú con el nombre de nuestra celda nombrada

Este ejemplo está aplicado una celda, para definir nombres de rangos sólo deben ser seleccionadas las celdas y seguir los mismos pasos. Que podría aplicarse a la fórmula =suma(C3:C7) podría verse como =SUMA(TOTALMN) si así decidiéramos llamar al rango C3:C7.

Estos campos nombrados pueden ser modificados en la opción "Administrador de nombres" en la solapa "Fórmulas"

Dios les bendiga

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REFERENCIA RELATIVA Y ABSOLUTA

Uno de los problemas más suscitado al momento de la introducción de fórmulas y funciones en MS Excel es la falta de conocimiento del tipo de relaciones que podemos utilizar, para facilitar la labor explicaremos los dos tipos de referencias:

Referencias Relativas

Es cuando al copiar (o arrastrar) una fórmula introducida en una celda Excel hereda sus valores de referencia, por ejemplo:

Al introducir la fórmula mostrada y copiarla en la celda de abajo Excel heredará a la siguiente celda una fórmula "=D3*E3". 

En síntesis, entendemos que la referencia relativa es la posición heredada de las celdas en una fórmula copiada o función a la celda destino.

Referencias Absolutas

Compliquemos un poco el ejemplo anterior, si necesitáramos en valor equivalente en dólares de los gastos detallados incluiríamos una celda con el tipo de cambio de la divisa y dividiríamos el total así:

Si copiáramos la celda en la G3 nos daría un error ya que tal y como está introducida la fórmula hace relación a una división por un valor dos celdas más arriba realizará esa misma operación en las demás celdas.

 Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la  fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.

Observemos que aún que la fórmula se ha copiado en las demás siempre mantiene la referencia del tipo de cambio sin mostrar el error de la imagen anterior.

Dios les bendiga 

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